Skip links

Skabelsen af ARCmanager

Motivation for skabelsen af ARCmanager
Med medansvar som en af CareCompagniets centrale værdier, har vi altid følt et stort ansvar for at løfte det sociale område, og være med til at skabe innovative løsninger, der bidrager til udvikling og kvalitetssikring af det udførte arbejde. Her har målet om at skabe større gennemsigtighed været en grundpille i vores arbejde, og derfor gik vi for tre år siden igang med et omfangsrig projekt i målet om at kunne levere mere gennemsigtighed på det sociale område.

I løbet af projektet, helt konkret i maj 2018, trådte den nye GDPR-lovgivning i kraft. Formålet med lovgivningen er at sikre større sikkerhed ved indsamling af personfølsomme oplysninger om borgerne, således at organisationer kun indsamler de oplysninger om borgerne, som er relevante for arbejdet samt at disse oplysninger opbevares på en sådan måde, at de ikke kan komme til tredjemands kendskab. I dette indgår også et øget krav om at der skal være transparent for borgerne i forhold til hvilke oplysninger der opbevares, hvordan oplysningerne opbevares og hvor længe de opbevares.

GDPR-lovgivningen kom midt i arbejdet med ARCmanager, og gjorde det tydeligt, at ARCmanager var nødt til at kunne håndtere både indsamling og opbevaring af oplysninger i overensstemmelse med lovgivningen. Dette gav anledning til en udbygning af systemet, for at kunne sikre at adgang, arbejdsgange, processer, kommunikation mv. kunne foregå sikkert. For at kunne indfri dette mål, var vores oprindelige tanke, at vi ville skabe vores eget CRM-system (Costumer Relation Management system) med tilhørende app. Vi endte dog med at skabe det noget større, omfangsrige system ARCmanager, men inden vi kom dertil, var der en masse hårdt ”fodarbejde”, der skulle kortlægges.

Kortlægning af processer og inddragelse af medarbejderne
Det første stykke arbejde bestod i at afklare behov og udfordringer i forhold til at administrere vores indsatser. Denne proces har blandt andet bestået af at vi skulle kortlægge og nedskrive alle vores arbejdsgange og processer, for at få et overblik over den administrative del af arbejdet. Dette skridt var nødvendigt for at tydeliggøre i hvilke arbejdsgange, der manglede overblik eller indsigt.

I løbet af projektet opstod også spørgsmålene: Hvordan måler man socialt arbejde? Hvordan sikre man gennemsigtighed i samarbejdet mellem offentlige myndigheder og private organisationer, uden at det bliver et kontrolredskab? Hvordan visualisere man relationsarbejde? Disse og mange andre spørgsmål gav anledning til en række diskussioner samt tydeliggjorde behovet for inddragelse af medarbejderne i processen.

Medarbejderne i CareCompagniet var helt essentielle for udviklingen af ARCmanager. Systemet skulle kunne tilbyde optimering af deres arbejdsprocesser og være med til give dem et overblik over deres indsats. Samtidig skulle systemet også kunne tydeliggøre medarbejdernes arbejde, da det kan været noget af det sværeste i vores branche. Relationsarbejde er svært at dokumentere, og relationsarbejde skal samtidig ikke gøres mekanisk for at kunne effektmåles. Relationsarbejde betror sig på nærvær og troværdighed, og er en dynamisk størrelse. CareCompagniet er bygget på ildsjæle; folk der brænder for at gøre en forskel og hjælpe andre mennesker. ”We do care”, som der står på vores logo, og alle vores medarbejdere går ind i opgaver med den indstilling, og med ønsket om at skabe en positive udvikling for den enkelte borger. Det arbejde vil vi gerne kunne understøtte, og med det i mente var det vigtigt at ARCmanager kunne vise medarbejdernes indsats og bidrag til opgaven.

Derfor blev medarbejderne af flere omgange inviteret ind til testaftener, hvor de både fik mulighed for at teste funktionerne i ARCmanager og den tilhørende app, samt komme med feedback på funktionerne, indholdet og layoutet. Derudover blev der foretaget spørgeundersøgelser for at kortlægge medarbejdernes arbejdsprocesser og deres indstilling til nye tiltag. Dette som en nødvendig proces i implementeringen af ARCmanager og den tilhørende app, da nye arbejdsgange og vaner tager tid at inkorporere og for at det skal lykkes og blive en succes, er indblikket i medarbejdernes verden helt centralt.

Det færdige produkt
Et nyt system har mange børnesygdomme, og det har krævet en stor indsats fra både medarbejdere, administrationen og ledelsen at få justeret systemet i forhold til ønsker og behov, hvor alle har budt ind og investeret dyrebar tid i projektet. Ikke mindst vores it-udviklere har været frontløbere og fungeret som uundværlige samarbejdspartnere i dette omfangsrige, mangeårige projekt.

I processen har vi også lært, at der er langt fra tanke til handling, og at sådan en proces også gør én klogere på ens behov, hvilket har betydet, at vi i dag står med et stort, omgangsrigt system, der indeholder mange flere funktioner, muligheder og løsninger end vi først havde tænke. ARCmanager, hvilket står for Administration, Relation og Communication, indbefatter således:

  • Et komplet sagssystem, der giver os mulighed for styre og have overblik over alle vores indsatser,
  • En jobbank med over 600 kvalificerede ansøgere, der er klar til at påtage sig opgaver for CareCompagniet,
  • Transparente løsninger og brugerdefinerede adgange, der skaber gennemsigtigtig for både vores borgere og samarbejdspartnere, der kan følge arbejdet og udviklingen tæt, hvilket betyder en styrket relation mellem os og vores samarbejdspartnere,
  • En sikker kommunikationsplatform, hvor personfølsomme dokumenter opbevares og deles med samarbejdspartnere på en sikker, lovgodkendt måde samt samtalefunktioner til at kunne kommunikere på en sikker måde med borgere og samarbejdspartnere.

 

Vi er derfor stolte over, at vi her i starten af 2019 stå med en digital platform, som gavner vores medarbejderne, da det visualiserer det store sociale arbejde, de bidrager med samt optimerer deres arbejdsprocesser. Samtidig gavner ARCmanager vores samarbejdspartnere, da det skaber fuld transparens i indsatsen, og giver mulighed for at udviklingen kan følges tæt. Det gavner ligeledes borgerne ved at give dem overblik over deres egen sag, og mulighed for indflydelse. Sidst men ikke mindst er ARCmanager til gavn for det sociale område, da systemet som ét af de første på markedet, kan skabe en nødvendig gennemsigtighed for indsatser på det sociale område, hvilket kan være med til at bygge bro og skabe tryghed når offentlige myndigheder samarbejder med private leverandøren til sociale opgaver. Og alt dette skal være med til muliggøre, at vi kan levere den bedst mulige indsats til den enkelte borger.

Har du spørgsmål? Ring eller skriv gerne.

Kontakt os
Return to top of page
Indhent tilbud
[[[["field7","equal_to","Anden nationalitet"]],[["show_fields","field8"]],"and"],[[["field1","equal_to","Kommune \/ Sagsbehandler"]],[["show_fields","field14"]],"and"]]
1 Side 1
2 Side 2
keyboard_arrow_leftForrige
Næstekeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder